Personalkosten senken – 8 effektive Maßnahmen für dein KMU

Was sind Personalkosten?

Personalkosten sind alle Ausgaben, die ein Unternehmen für seine Mitarbeiter hat. Dazu gehören nicht nur die Bruttogehälter und -löhne, sondern auch alle Zusatzkosten wie: 

•  Sozialversicherungsbeiträge (Renten-, Kranken-, Arbeitslosenversicherung) 

•  Lohnnebenkosten (z. B. Beiträge zur Unfallversicherung) 

•  Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld 

•  Kosten für Weiterbildung und Ausbildung 

•  Weitere Leistungen wie Zuschüsse zu Fahrtkosten oder betriebliche Altersvorsorge 

Schauen wir uns das an einem Beispiel an. Angenommen, du zahlst einem Mitarbeiter ein Bruttogehalt von 3.000 € im Monat. Dann setzen sich die Personalkosten wie folgt zusammen: 

• Bruttogehalt: 3.000 € 

• Arbeitgeberanteil Sozialversicherung (ca. 20 %): 600 € 

• Urlaubsgeld/Weihnachtsgeld (pro Monat anteilig): 200 € 

• Weiterbildungskosten (pro Monat anteilig): 50 € 

Das beläuft sich insgesamt auf: 3.000 € + 600 € + 200 € + 50 € = 3.850 €.  

Das ist die Summe, die du für diesen Mitarbeiter einplanen musst. Also deutlich mehr als nur das Bruttogehalt. 

So wichtig ist die Senkung der Personalkosten für dein KMU 

Für kleine und mittlere Unternehmen sind Personalkosten oft der größte Kostenblock – sie machen rund 35 % der Gesamtkosten aus.

Wenn du hier clever sparst und deine Personalkosten optimierst, kannst du: 

• deine Wettbewerbsfähigkeit stärken, weil du flexibler auf Marktveränderungen reagieren kannst. 

• die finanzielle Stabilität deines Unternehmens sichern, gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten. 

• mehr Spielraum für Investitionen schaffen, etwa in neue Technologien oder Marketing. 

• dein Team langfristig motivieren, wenn du die richtigen Maßnahmen mit Bedacht umsetzt.  

Überblick: Kurzfristige vs. Langfristige Maßnahmen

KMU haben oft andere Voraussetzungen als große Unternehmen. Das bedeutet, dass auch die Maßnahmen, die sie ergreifen, sich von denen großer Unternehmen unterscheiden. KMU verfügen in der Regel über kleinere Budgets, kleinere Teams und weniger Ressourcen für große Investitionen. Gleichzeitig sind sie oft flexibler und können Entscheidungen schneller treffen. Daher sollten Maßnahmen zum Personalkosten senken für sie pragmatisch, schnell umsetzbar und effektiv sein. 

Kurzfristige Maßnahmen zur Personalkostensenkung ohne Entlassungen

Wenn es darum geht, Personalkosten zu reduzieren, denken viele zuerst an Entlassungen. Doch das muss nicht sein – du kannst auch Personalkosten senken ohne Entlassungen. 

Es gibt mehrere kurzfristige Maßnahmen, mit denen du Personalkosten effektiv senken kannst: 

1. Überstunden reduzieren 

In kleinen Teams summieren sich Überstunden oft schneller als gedacht – mit spürbaren Auswirkungen auf die Lohnkosten. Umso wichtiger ist es, klare Grenzen zu setzen und den Arbeitsaufwand gezielt zu steuern. 

Ein wirkungsvoller Hebel: Biete Freizeitausgleich statt Auszahlung von Überstunden an. So entlastest du nicht nur dein Team, sondern senkst auch dauerhaft deine Personalkosten. 

2. Flexible Arbeitsmodelle nutzen 

Arbeitszeitmodelle wie Teilzeit oder Remote-Arbeit ermöglichen eine schnelle Anpassung an die aktuelle Auftragslage. So kannst du Personalressourcen an den tatsächlichen Bedarf anpassen, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen und gleichzeitig Lohnkosten senken, wenn die Auftragslage es zulässt. 

Positiver Nebeneffekt: Flexible Arbeitsmodelle optimieren nicht nur deine Personalkosten – sie wirken sich oft auch positiv auf die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter aus. Wer selbstbestimmt arbeiten kann, ist meist motivierter, produktiver und bleibt dem Unternehmen länger treu. 

3. Freelancer einsetzen 

Für befristete Aufgaben oder Spezialprojekte kannst du auf Freelancer zurückgreifen. Sie bringen das nötige Fachwissen mit und arbeiten nur, wenn du sie brauchst. So bleiben deine Fixkosten niedrig und es entstehen nur dann Lohnkosten, wenn wirklich Bedarf besteht. Eine einfache Möglichkeit, Lohnkosten zu senken, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen.  

Aber Achtung: Achte bei der Zusammenarbeit unbedingt auf einen rechtssicheren Freelancer Vertrag, der alle wichtigen Punkte wie Leistungserbringung, Vergütung und Datenschutz klar regelt. So vermeidest du Missverständnisse und sicherst dich rechtlich ab. Alternativ kannst du auch eine Freelancer-Plattform wie tribeworks nutzen, die sich um die rechtlichen Rahmenbedingungen für dich kümmert. 

Mehr zum Thema erfährst du in unserem Artikel „Was ist ein Freelancer?” 

4. Personaldienstleister nutzen 

Ein Personaldienstleister wie Hays hilft dir, kurzfristig qualifizierte Mitarbeitende bereitzustellen – ideal bei akutem Personalengpass. Das gibt dir maximale Flexibilität, ohne dass du neue Festanstellungen eingehen musst. Auch so kannst du fixe Lohnkosten senken. 

Langfristige Maßnahmen für KMUs

 Langfristige Personalkostensenkung bedeutet, die Effizienz im Unternehmen dauerhaft zu erhöhen, Ressourcen besser zu nutzen und Fluktuation zu vermeiden. Für kleine und mittlere Unternehmen bieten sich folgende Strategien an: 

1. Mitarbeiter aktiv qualifizieren 

Steigere die Produktivität deines Teams durch gezielte Weiterbildungen – und wirke gleichzeitig dem Fachkräftemangel entgegen. Indem du bestehende Mitarbeitende weiterentwickelst (Upskilling) oder für neue Aufgabenbereiche fit machst (Reskilling), reduzierst du deine Abhängigkeit vom externen Arbeitsmarkt und kannst deine Personalkosten langfristig senken. 

2. Digitale Tools einführen 

Optimiere Prozesse mit digitalen Lösungen wie Zeiterfassung, CRM oder Projektmanagement-Software, die speziell auf KMUs zugeschnitten sind. So kannst du deine Prozesse effizienter gestalten, Zeit sparen und deine Personalkosten senken. 

3. Ausgaben gezielt auslagern 

Bestimmte Bereiche wie Buchhaltung, IT-Support oder Marketing lassen sich auslagern. Gerade kleinere oder wiederkehrende Aufgaben können durch externe Dienstleister oder Freelancer übernommen werden. Diese Auslagerung hilft dir nicht nur, fixe Lohnkosten zu vermeiden, sondern auch, deine Personalkosten gezielt zu optimieren, indem du Aufgaben nur bei Bedarf einkaufst. 

Bei tribeworks zeigen wir dir, wie du effektiv mit Freelancern zusammenarbeitest und die passenden Freelancer findest. 

4. Mitarbeiter langfristig binden 

Setze auf eine starke Unternehmenskultur, klare Kommunikation und echte Wertschätzung – zentrale Elemente von Employer Branding. Das senkt die Fluktuation und spart Kosten für Recruiting, Einarbeitung und Wissensverlust. 

Neben Kommunikation und Wertschätzung, gibt es weitere Maßnahmen für erfolgreiches Employer Branding und Mitarbeiterbindung: 

• Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten bieten: Fortbildungen, interne Weiterentwicklung, Mentoring-Programme. 

• Flexible Arbeitsmodelle ermöglichen: Homeoffice, flexible Arbeitszeiten, Teilzeit. 

• Gesundheits- und Sozialleistungen verbessern: Betriebliche Gesundheitsförderung, Zuschüsse, Work-Life-Balance fördern. 

• Team-Events und Unternehmenskultur leben: Gemeinsame Aktivitäten stärken den Zusammenhalt. 

• Faire und transparente Vergütung: Klarheit und Wertschätzung durch angemessene Bezahlung. 

Fazit: Personalkosten senken ist auch ohne Entlassungen möglich

Dein KMU kann Personalkosten nachhaltig senken, auch ohne Entlassungen. Entscheidend sind Maßnahmen wie gezieltes Upskilling und Reskilling, um Fachkräfte intern zu fördern und den Bedarf an teuren Neueinstellungen zu senken. Zudem helfen digitale Tools und moderne Arbeitsmodelle wie Freelancer, Zeitarbeit und Remote-Arbeit, um flexibel auf Auftragsschwankungen zu reagieren, Lohnkosten zu senken und Personalkosten bedarfsgerecht zu steuern. 

Nicht zuletzt spielt Employer Branding eine zentrale Rolle, um Mitarbeitende langfristig zu binden, Fluktuation zu reduzieren und so Kosten für Recruiting und Einarbeitung zu sparen – ein weiterer Weg, um langfristig Personalkosten zu senken. 

FAQ: Personalkosten senken

1. KfW Research 2025 ↩︎