Freelancer werden: Anmeldung, Tipps und Stolperfallen  

Warum Freelancer werden?  

Die Gründe, aus denen sich Freelancer für die Selbstständigkeit entscheiden, sind vielfältig. Der wichtigste Treiber ist der Wunsch nach Unabhängigkeit und flexiblen Arbeitszeiten¹. Ob als digitaler Nomade auf Bali oder aus dem Homeoffice – Freelancer schätzen die Freiheit, selbst zu entscheiden, wann und wo sie arbeiten. Dazu kommen bessere Verdienstmöglichkeiten (insbesondere in der IT) und der Ausblick auf eine fachliche Herausforderung und eine abwechslungsreiche Tätigkeit. Obwohl diese Aussichten für viele verlockend klingen, sinkt die Anzahl der Freelancer in Deutschland seit einigen Jahren², was unter anderem an den bürokratischen Hürden liegen könnte, die Freelancer überwinden müssen. 

Schritte zur Anmeldung als Freelancer 

Die Arbeit als Freelancer verspricht also mehr Unabhängigkeit und Flexibilität. Doch wie kann man selbstständig werden? 

Die offizielle Anmeldung ist der erste und entscheidende Schritt, um deine freiberufliche Tätigkeit in Deutschland zu starten. Dabei sind einige bürokratische Hürden zu nehmen, die jedoch mit der richtigen Vorbereitung gut zu bewältigen sind. 

Gewerbeanmeldung vs. Freiberufler 

Ein zentraler Punkt zu Beginn ist die Klärung, ob du als Freiberufler oder als Gewerbetreibender eingestuft wirst. Diese Unterscheidung hat erhebliche rechtliche und steuerliche Auswirkungen. 

Was ist ein Freelancer überhaupt? Erfahre hier mehr. 

Unterschiede und Gemeinsamkeiten 

• Freiberufler: Freiberufliche Tätigkeiten sind im Einkommensteuergesetz (§ 18 EStG) definiert und umfassen Berufe wissenschaftlicher, künstlerischer, schriftstellerischer, unterrichtender oder erzieherischer Art. Dazu zählen klassische „Katalogberufe“ wie Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten, Steuerberater, aber auch ähnliche Tätigkeiten. Ein wichtiges Merkmal ist die persönliche, leitende und eigenverantwortliche Leistungserbringung aufgrund besonderer Fachkenntnisse. 

• Gewerbetreibende: Alle selbstständigen Tätigkeiten, die nicht den Freiberuflern zugeordnet werden können, gelten als gewerblich. Dazu gehören beispielsweise der Handel mit Waren, der Betrieb eines Online-Shops oder unterschiedliche Dienstleistungen. 

Der wichtigste Unterschied in der Praxis: Freiberufler müssen kein Gewerbe anmelden und sind somit von der Gewerbesteuer befreit. Sie melden ihre Tätigkeit lediglich direkt beim Finanzamt an. Gewerbetreibende müssen ein Gewerbe beim Gewerbeamt anmelden und zahlen ab einem bestimmten Gewinn (aktuell 24.500 € pro Jahr³) Gewerbesteuer.  

Notwendige Dokumente und Formalitäten: Was braucht man, um selbstständig zu werden? 

Wenn du als Freelancer arbeiten möchtest, sind bestimmte administrative Schritte unerlässlich. 

Steuerliche Registrierung 

Die steuerliche Registrierung ist ein essenzieller Schritt, den du direkt zu Beginn deiner Selbstständigkeit angehen musst. Nach der Klärung, ob deine Tätigkeit freiberuflich oder gewerblich ist, steht der Kontakt zum Finanzamt an.  

Für Freiberufler ist dies in der Regel der einzige behördliche Anmeldeprozess. Du informierst das Finanzamt formlos über den Start deiner freiberuflichen Tätigkeit. Dieses sendet dir daraufhin den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ zu. Am einfachsten und schnellsten füllst du diesen online über das ELSTER-Portal aus. Im Fragebogen machst du unter anderem detaillierte Angaben zu deiner Person, der Art deiner Tätigkeit und deinen voraussichtlichen Einnahmen. Auch eine Prognose über deinen Gewinn im ersten Jahr ist hier gefordert. Anhand dieser Informationen entscheidet das Finanzamt über deine Besteuerung. Innerhalb weniger Wochen erhältst du dann deine Steuernummer, die du für alle Rechnungen verwenden musst. 

Als Gewerbetreibender musst du zusätzlich zur steuerlichen Registrierung zunächst eine Gewerbeanmeldung beim örtlichen Gewerbeamt durchführen. Das Gewerbeamt informiert dann automatisch das Finanzamt, das dir den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zusendet. 

Ein wichtiger Punkt, den du im Fragebogen klären musst, ist die Umsatzsteuer. Als Kleinunternehmer (voraussichtlicher Umsatz im ersten Jahr unter 22.000 Euro) kannst du die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. In diesem Fall bist du von der Umsatzsteuer befreit, musst diese auf deinen Rechnungen also nicht ausweisen. Wichtig: Dies bedeutet auch, dass du keine Vorsteuer aus deinen eigenen Ausgaben geltend machen kannst. Übersteigt dein Umsatz diese Grenze, bist du umsatzsteuerpflichtig und benötigst zusätzlich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), die du ebenfalls im Fragebogen beantragst.  

Wichtige Versicherungen 

Als Freelancer bist du für deine Absicherung selbst verantwortlich. In Deutschland ist die Kranken- und Pflegeversicherung für alle Pflicht, während die Rentenversicherung nur in bestimmten Fällen für Selbstständige verpflichtend ist. 

In der Regel werden Freelancern die folgenden sechs Versicherungen empfohlen: 

Mehr über die wichtigsten sechs Versicherungen liest du in unserem Artikel “Diese 6 Versicherungen für Selbständige brauchst du unbedingt”. 

Das richtige Setup 

Wer Freelancer werden will, sollte nicht nur steuerlich und versicherungstechnisch gut aufgestellt sein – auch das vertragliche und organisatorische Setup muss passen. Um das Risiko einer Scheinselbständigkeit als Freelancer bestens zu minimieren, solltest du auf folgende Punkte achten: 

• Vermeide es, ausschließlich (oder mehr als 5/6 deiner Zeit) für nur einen Auftraggeber tätig sein. 

• Arbeite nicht weisungsgebunden. 

• Nutze eigene Arbeitsmittel (z. B. Laptop, Software, Tools). 

• Arbeite eigenständig, ohne in interne Abläufe des Kunden eingebunden zu sein. 

• Achte auf eine klare Projektbeschreibung im Vorfeld. 

• Gestalte deine Arbeit selbst – sowohl in Bezug auf den Arbeitsort als auch auf die Arbeitszeit. 

Einen ausführlichen Leitfaden und weitere Tipps findest du in unserem Blogartikel Scheinselbständigkeit vermeiden. 

Neben der Festanstellung selbstständig tätig werden? 

Wer statt dem Sprung ins kalte Wasser lieber einen fließenden Übergang bevorzugt, kann sich auch während der Festanstellung selbstständig machen. Doch wie werde ich Freelancer, wenn ich noch angestellt bin? In diesem Fall gibt es unterschiedliche Punkte zu beachten. 

Wenn du neben deinem Hauptjob als Freelancer tätig werden möchtest, handelt es sich dabei um eine Nebentätigkeit. Dabei darfst du die wöchentliche Arbeitszeit von 18-20 Stunden nicht überschreiten. Auch in diesem Fall musst du dich formlos beim Finanzamt melden. Zudem brauchst du eine Bestätigung deines Arbeitgebers, der deine Nebentätigkeit genehmigt. 

Alle Tipps zur Selbstständigkeit als Nebentätigkeit, liest du hier.  

Kunden und Aufträge gewinnen: So machst du dich sichtbar 

Um als Freelancer zu bestehen, brauchst du regelmäßig neue Projekte. Die Kundenakquise und der Aufbau eines Netzwerks sind anfangs allerdings oft die größte Herausforderung. Du hast verschiedene Möglichkeiten, dich am Markt zu präsentieren und potenzielle Auftraggeber zu erreichen. Wichtig ist dabei, eine Strategie zu entwickeln, die zu dir und deiner Nische passt. 

Kundengewinnung über Online-Kanäle: Deine Online-Präsenz als Freelancer 

Als Fundament für all deine Bemühungen, Kunden zu gewinnen, gilt deine Auffindbarkeit im Netz. 

So präsentierst du dich online am besten:  

• Professionelle Website und Portfolio: Eine eigene Website ist dein wichtigstes Aushängeschild. Sie sollte nicht nur deine Dienstleistungen und Kontaktdaten enthalten, sondern vor allem auch überzeugende Arbeitsproben. Ein gut strukturiertes Portfolio zeigt potenziellen Kunden auf einen Blick, was du kannst. Besonders bei IT-Freelancern ist die eigene Website oft die wichtigste Arbeitsprobe. Testimonials zufriedener Kunden schaffen zusätzlich Vertrauen. 

• Suchmaschinenoptimierung (SEO): Damit deine Website auch gefunden wird, ist SEO unerlässlich. Finde heraus, welche Suchbegriffe (Keywords) deine Zielgruppe verwendet, um Dienstleister wie dich zu finden (z.B. „Frontend Developer Hamburg“ oder „App-Entwickler finden“). Baue diese Keywords strategisch in deine Texte, Überschriften und Meta-Beschreibungen ein, damit deine Seite bei Google und Co. sichtbar wird. 

• Social Media: Nutze Plattformen wie LinkedIn, XING, aber auch Instagram, um dich als Experte zu positionieren und deine Leistungen zu bewerben. Teile Fachartikel, zeige Einblicke in deine Arbeit oder vernetze dich direkt mit potenziellen Auftraggebern. 

• Spezialisierte Freelancer-Plattformen: Spezielle Plattformen wie tribeworks, Upwork oder freelance.de können gerade am Anfang eine gute Möglichkeit sein, um Aufträge zu generieren und Referenzen zu sammeln. Sie machen es dir leicht als Freelancer passende Projekte zu finden. 

Aktive Strategien zur Kundenakquise als Freelancer 

Neben deiner Online-Präsenz musst du – besonders am Anfang – proaktiv auf Kunden zugehen, um sie von deinen Leistungen zu überzeugen. 

• Networking und Empfehlungsmarketing: Nichts ist wertvoller als eine persönliche Empfehlung. Knüpfe aktiv Kontakte in deiner Branche, sowohl offline als auch online. Besuche Branchenevents, Webinare oder Konferenzen. Auch in Online-Gruppen, zum Beispiel auf LinkedIn, kannst du dich als Experte positionieren. Wenn du die Möglichkeit hast, halte Vorträge, veranstalte Webinare oder biete Workshops an, um deine Expertise zu demonstrieren. Zufriedene Kunden werden dich in der Regel gerne weiterempfehlen – frage gezielt danach. 

• Content Marketing: Zeige deine Expertise, indem du wertvolle Inhalte erstellst. Ein eigener Blog, Fachartikel auf Plattformen wie LinkedIn oder Gastbeiträge in themenrelevanten Magazinen sind hervorragende Wege, um Vertrauen aufzubauen und deine Sichtbarkeit zu erhöhen. Löse die Probleme deiner Zielgruppe bereits in deinem Content und präsentiere dich als der Experte, den sie suchen. 

• Kaltakquise: Obwohl es Überwindung kosten kann, kann die gezielte Kaltakquise sehr effektiv sein. Recherchiere Unternehmen oder Personen, die deine Dienstleistungen benötigen könnten. Kontaktiere sie per E-Mail oder über Plattformen wie LinkedIn mit einem individuellen und überzeugenden Angebot. Konzentriere dich dabei darauf, welches Problem du für den potenziellen Kunden lösen kannst, anstatt nur deine Dienstleistungen aufzulisten. 

• Bewerbungen über Personalvermittlungen: Auch Personalvermittlungen wie Hays schreiben Projekte aus, für die Freelancer gesucht werden. Dort bewirbst du dich gezielt auf Projekte, die dir zusagen. Durch die Partnerschaft mit einer Personalvermittlung wirst du auch für zukünftige Projekte kontaktiert, die zu deinem Profil passen könnten. 

Mit Kundenanfragen richtig umgehen 

Wenn die ersten Kundenanfragen eintrudeln, ist es Zeit, gekonnt darauf einzugehen. Ein potenzieller Kunde, der sich bei dir meldet, ist bereits einen wichtigen Schritt gegangen. Jetzt liegt es an dir, ihn zu überzeugen und die Anfrage in einen Auftrag zu verwandeln. 

• Schnelle und professionelle Reaktion: Kundenanfragen sollten nicht tagelang unbeantwortet bleiben. Eine schnelle und freundliche Rückmeldung zeigt Professionalität und Wertschätzung. Selbst wenn du gerade keine Kapazitäten hast, informiere den Interessenten darüber und gib ihm gegebenenfalls einen möglichen Startzeitpunkt oder eine Empfehlung. 

• Transparente und detaillierte Angebote: Dein Angebot sollte klar, verständlich und nachvollziehbar sein. Gliedere es in einzelne Positionen oder Phasen, damit der Kunde genau sieht, wofür er bezahlt. Erkläre den Nutzen deiner Leistungen und lege die Preisstruktur (Pauschalpreis, Stundensatz, etc.) offen dar. Ein professionell gestaltetes Angebot schafft Vertrauen und hebt dich von der Konkurrenz ab. 

• Verhandlungsgeschick: Lass dich nicht unter Wert verkaufen. Übe, über Preise zu sprechen, und begründe deinen Stundensatz selbstbewusst. Wenn ein Kunde über den Preis verhandeln will, überlege, ob du statt eines Rabatts zusätzliche Leistungen anbieten kannst. Wichtig ist, dass du dich mit dem vereinbarten Preis wohlfühlst. 

• Übererfüllung der Erwartungen: Versuche, bei jedem Auftrag die Erwartungen deines Kunden zu übertreffen. Sei es durch eine besonders schnelle Lieferung, ein kleines Extra, das nicht im Angebot stand, oder eine herausragende Kommunikationsqualität. Eine hohe Zufriedenheit führt fast immer zu Folgeaufträgen und positiven Empfehlungen. 

Stundensatz berechnen: So legst du deine Preise fest 

Die Preisgestaltung ist einer der kritischsten Punkte, wenn du Freelancer werden möchtest. Dein Stundensatz muss nicht nur deine Arbeit entlohnen, sondern auch alle laufenden Kosten decken. Eine fundierte Kalkulation gibt dir die nötige Sicherheit und Verhandlungskraft. 

• Ermittle deine Betriebskosten: Rechne alle Fixkosten ein, die du als Freelancer hast. Dazu gehören Versicherungen (Kranken-, Pflege-, Haftpflicht), Kosten für Soft- und Hardware, Miete für ein mögliches Büro oder Co-Working-Space, Fahrtkosten, Weiterbildung, Marketing und auch Kosten für deine Altersvorsorge. 

• Setze einen realistischen Zielverdienst fest: Überlege, wie viel du pro Monat verdienen musst, um deinen Lebensstandard zu halten und Rücklagen zu bilden. Wichtig: Als Freelancer hast du keine bezahlten Urlaubs- oder Krankheitstage. Du musst also für diese Zeiten mit einkalkulieren, dass du keine Einnahmen hast. Plane daher nicht 12, sondern eher 10 Monate an produktiven Tagen ein. 

• Recherchiere Branchenstandards: Schaue, welche Preise andere Selbstständige in deiner Branche und mit deinen Skills verlangen. Deine Erfahrung, Spezialisierung und die Nachfrage nach deinen Fähigkeiten spielen dabei eine große Rolle. Ein guter Richtwert für den Start kann es sein, sich am unteren Ende der Spanne zu orientieren und den Satz mit wachsender Erfahrung und Reputation anzupassen. Die Preisfindung ist dynamisch und sollte regelmäßig überprüft werden. 

• Bedenke die Preisstruktur: Biete nicht nur einen Stundensatz an, sondern überlege auch, ob du Pauschalpreise für bestimmte Projekte oder Pakete anbieten kannst. Das schafft für Kunden mehr Planungssicherheit und du vermeidest endlose Diskussionen über die abgeleisteten Stunden. Bei komplexeren Projekten kann eine hybride Lösung aus einem festen Grundbetrag plus einen variablen Anteil je nach Aufwand sinnvoll sein. 

• Faustregel zur Berechnung deines Stundensatzes: Ein einfacher Weg, einen Stundensatz zu kalkulieren, ist der „Freelancer-Faktor“. Nimm dein gewünschtes monatliches Bruttogehalt im Angestelltenverhältnis, teile es durch die Anzahl der durchschnittlichen Arbeitsstunden pro Monat (ca. 160) und multipliziere das Ergebnis mit einem Faktor von 2 bis 3. Dieser Faktor deckt alle oben genannten Zusatzkosten und das unternehmerische Risiko ab. 

Mehr zum Thema Dienst- und Werkvertrag findest du in unserem Artikel zum Freelancer Vertrag. 

Fazit: Freelancer werden ist gar nicht so schwer! 

Der Weg, Freelancer zu werden, ist eine spannende Reise, die Selbstständigkeit und Flexibilität verspricht. Die anfänglichen Herausforderungen, von der korrekten Anmeldung bis zur Kundenakquise, lassen sich mit einer soliden Strategie meistern. Indem du deine Nische findest, deine Preise realistisch kalkulierst und auf langfristige Kundenbeziehungen setzt, legst du das Fundament für ein erfolgreiches und erfülltes Berufsleben. Nutze diesen Leitfaden als deinen ersten Schritt und starte dein eigenes Business selbstbewusst und gut vorbereitet. 

FAQ: Freelancer werden 

1. Freelancermap 2025 ↩︎
2. Statista 2024 ↩︎
3. Finanzamt Baden-Württemberg ↩︎